blog-bg-1

blog. nowości. artykuły.

Monitoring płatności dla Subiekt. Jak pomóc Twoim Klientom płacić na czas…

Monitoring płatności dla Subiekt jest usługą polegającą na nadzorowaniu należności za produkty i usługi świadczone przez Klienta. Celem automatyzacji tego procesu jest prewencyjne informowanie Klientów o powstałych zaległościach płatniczych, aby zminimalizować opóźnienia w płatnościach Kontrahentów i zwiększyć skuteczność oceny ryzyka ich niewypłacalności.

Rozwiązanie TaskCentre® Monitoring płatności dla Subiekt łączy się z bazą danych dowolnego systemu finansowo-księgowego, a następnie w możliwy do zdefiniowania sposób, przypomina Klientowi, o posiadanych przez Niego zaległościach płatniczych oraz przekroczeniu terminu płatności, z możliwością konfiguracji intensywności przypomnień, w zależności od terminu zalegania z płatnością.

Rozwiązanie realizowane może być tak… Przedstawione na rysunku 1 procesy (w TaskCentre® definiowane jako Taski, z ang. zadania) spełniają następujące role:

  • Task 1 automatyzuje wysyłkę do Kontrahenta wiadomości e-mail, gdy Kontrahent spóźnia się z płatnością za fakturę ponad 3 dni
  • Task 2 automatycznie wysyła klientowi wiadomość SMS, z wcześniej ustaloną częstotliwością, o uregulowaniu należności w dniu, w którym przypada termin regulowania faktury
  • Task 3 automatycznie, w ustalonym czasie, tworzy raporty, i samodzielnie w wyznaczonym czasie wysyła je pocztą elektroniczną, na wskazany adres, do księgowości. Przykładowe raporty zawierają:
    • podsumowanie wszystkich nieuregulowanych płatności według terminu przekroczenia, z datami płatności, numerem faktury, wartością oraz Kontrahentem
    • zestawienie zaległych płatności per Kontrahent, z numerami faktur terminami płatności i wartością
    • zestawienie przekroczeń, które należy kierować do windykacji
    • automatyczna informacja o przekroczeniu ustalonego limitu kredytowego

TaskCentre® jest platformą (BPM = Business Proces Management), która pozwala w łatwy sposób konfigurować procesy biznesowe. Dzięki gotowym narzędziom informatycznym, które posiada TaskCentre®, tworzenie procesów odbywa się szybko i przyjemnie = metodą przeciągnij-upuść. Rozwiązanie łączy funkcje z posiadanych przez firmy systemów informatycznych, co gwarantuje niższe koszty często występujących, czasochłonnych modyfikacji. Możliwość łączenia różnych źródeł danych, zarówno systemów do obsługi firmy jak i rozwiązań internetowych, zwiększa skutecznie potencjał wykorzystania technologii w odpowiednim czasie i dostosowanej cenie. TaskCentre® pozwala na skupienie się wyłącznie na biznesie i wdrażaniu nowych pomysłów na efektywność działania organizacji i zwiększaniu zysku dla Właścicieli.

GDY KONTRAHENT NIE PŁACI NA CZAS… AUTOMATYCZNE POWIADOMIENIA O PRZEKROCZONYM TERMINIE PŁATNOŚCI.

Dobrą praktyką jest informowanie Kontrahentów o powstałym zobowiązaniu. W tym celu TaskCentre® w łatwy sposób dostarcza gotowych narzędzi, do zaprojektowania metodą przeciągnij-upuść, automatycznie działającego procesu informowania Kontrahentów.

Komunikacja może przebiegać przez dowolne dostępne dzisiaj media. Najczęściej wykorzystywane w tym celu są powiadomienia drogą elektroniczną = email i poprzez SMS. W momencie zbliżania się terminu płatności za faktury Kontrahent otrzymuje w zdefiniowanym czasie informację SMS lub email o zbliżającym się terminie płatności.
TaskCentre® w zdefiniowanym harmonogramie, automatycznie pobiera informacje o nierozliczonych płatnościach, dane kontaktowe (numery telefony, adresy email) i w oparciu o ustalony ładny szablon graficzny, przesyła automatycznie informację do Kontrahentów.

Po zrealizowaniu komunikacji z Kontrahentami, osoba odpowiedzialna po stronie firmy, może otrzymać raport informujący o jej realizacji, np. ile zostało wysłanych powiadomień oraz kto odebrał wiadomość.

W komunikacji z Klientem może również być definiowana intensywność wysyłania przypomnień. Przykładowy harmonogram może wyglądać tak:

Na każdym etapie monitoringu płatności faktur, osoba odpowiedzialna w organizacji jest informowana regularnie, w ustalonym harmonogramie o ilości zalegających Kontrahentów z płatnościami, z ich wylistowaniem, numerem faktury, datą wystawienia dokumentu, terminem płatności oraz z wartością przekroczenia terminu w dniach. Lista ta jest automatycznie aktualizowana o rozliczone płatności w systemie.

Gdy firma posiada najbardziej zatwardziałych zalegających Kontrahentów, automatyzacja procesu monitorowania płatności, może sięgać aż do wygenerowania, po określonym terminie przekroczenia, wezwania do zapłaty, oraz przekierowania dalszego postępowania do firmy windykacyjnej.

Nim zaczniemy proces windykacji, który absorbuje dużo czasu i sporo kosztuje, warto zastanowić się, aby wprowadzić prewencyjne rozwiązanie = monitoring płatności faktur, które oferuje TaskCentre®. Zestawienie kosztów do korzyści jednoznacznie wskazuje, że prewencja w procesie utrzymania płynności finansowej, daje wymierne efekty.

Zapraszamy do kontaktu!

 

About the Author: